Mielestäni tähän ei ole yksiselitteistä vastausta. Molemmilla on edelleen paikkansa. Keskustelenkin aina yrittäjän kanssa vaihtoehdoista, jotta löytyy se kullekin sopivin tapa. Valintaan vaikuttaa yrittäjän tahtotila, odotukset, oma tapa toimia, ostettavien palveluiden laajuus ja kustannukset.
On selvää, että maailma digitalisoituu ja mukana on pysyttävä, halusi sitä tai ei. On kuitenkin matkaa vielä siihen, että kaikkien yritysten olisi kustannustehokasta hoitaa taloushallinto kokonaan sähköisesti.
Perinteinen kirjanpito
Yritys, jolla on vähän laskutusta, selviää myyntireskontran hoitamisesta vielä manuaalisesti eli pystyy tarkistamaan, että kaikki myyntisaamiset tuloutuvat yrityksen tilille ja hoitamaan tarpeelliset perintätoimenpiteet itse tai käyttämällä perintätoimistoa. Kirjanpitäjälle täytyy tällöin toimittaa kopiot myyntilaskuista tai laskutusohjelman tuottama myyntiraportti / yhteenveto myynneistä / kuitit käteismyynneistä.
Ostolaskut saapuvat usein yrityksiin jossain sähköisessä muodossa, jolloin laskut täytyy tulostaa kirjanpitäjälle tai nimetä selkeästi sähköiseen pilvipalveluun, jotta ne saadaan kirjanpitäjän tallennettavaksi. Tästäkin selviää vielä hyvin, jos ostolaskujen määrä kuukaudessa ei kasva kohtuuttoman isoksi. Mikäli ostolaskut saapuvat paperipostilla on ne helppo koota kirjapitäjälle tallennettavaksi, mutta täytyy muistaa, että useat yritykset veloittavat nykyisin paperilaskun lähettämisestä.
Tiliotteet tulostetaan / tallennetaan pilvipalveluun kuukausittain ja toimitetaan muun aineiston yhteydessä. Samoin toimitaan mahdollisten lainapapereiden, kauppakirjojen, sopimusten, hyvityslaskujen ym. asiakirjojen kanssa, jotka vaikuttavat yrityksen kirjanpitoon.
Perinteinen kirjanpito sopii yritykselle, jonka kirjanpidon aineistomäärä ei ole suuri, aineiston keräämiseen käytetty aika on kohtuullinen, myyntien manuaalinen seuranta pysyy hanskassa ja erillisten apuohjelmien kustannukset pysyvät pieninä (laskutusohjelma, matkalaskuohjelma, kuittien skannausohjelma jne.).
Huomioitavaa on, että jos yritys haluaa toimittaa aineiston kirjanpitäjälle jonkun pilvipalvelun kautta, vaatii tämä sen, että aineisto on järjestetty kuukausittain kansioihin ja jokainen tiedosto on nimetty siten, että tiedostonimestä voi päätellä mistä laskusta on kysymys.
Aineistojen arkistointi (sekä paperimapit että sähköiset kansiot) tulee arkistoida lakisääteisen ajan eli aineistot 6 vuotta ja tilinpäätökset 10 vuotta. Ja arkistoinnista vastaa yrittäjä.
Jos näihin yrittäjän paperitöihin ei kulu kohtuuttomasti aikaa, eikä yrittäjä näe sähköisyydestä olevan muitakaan hyötyjä yritykselle, voi olla turha maksaa sähköisen taloushallinnon järjestelmäkuluja ja perinteinen kirjanpito on tällöin yritykselle sopivin ja kustannustehokkain muoto hoitaa yrityksen kirjanpito.
Sähköinen taloushallinto
Sähköinen taloushallinto tarjoaa yritykselle monenlaisia palveluja. Se voi olla pelkästään kirjanpito, mutta usein siihen liitetään mukaan muitakin toimintoja, joita sähköiset taloushallinnon ohjelmat tuottavat.
Sähköinen maailma edellyttää yrittäjältä uudenlaisen toimintamallin opettelua. Tästä syystä aiemmin mainitsemallani yrittäjän tahtotilalla on tässä suuri merkitys.
Virheellisesti usein luullaan, että sähköinen kirjanpito on sitä, että yrittäjä toimittaa aineiston jonkin sähköisen kanavan kuten esim. sähköpostin tai pilvipalvelun kautta. Näin ei kuitenkaan ole. Näissä tapauksissa sähköisessä muodossa oleva aineisto joudutaan tallentamaan käsin kirjanpito-ohjelmaan ja kyseessä on perinteinen kirjanpito.
Sähköinen taloushallinnon ohjelma tarjoaa yrittäjälle mahdollisuuden mm.
- tehdä myyntilaskut ohjelmassa, jolloin ne siirtyvät suoraan kirjanpitoon
- automatiikkaa myyntilaskujen seurantaan, jolloin viitteellä maksetut myyntilaskut kirjautuvat automaattisesti maksetuiksi ja erääntyneistä laskuista yrittäjä saa erikseen tiedon
- perintätoimet voi ulkoistaa saman ohjelman kautta
- ostolaskut voidaan vastaanottaa verkkolaskuina tai skannauspalvelun kautta suoraan ohjelmaan, ja yrittäjä voi käsitellä sekä maksaa ostolaskut suoraan ohjelmasta
- kuitit voi kuvata heti oston jälkeen mobiililla suoraan ohjelmaan, eikä kuitteja tarvitse enää säilyttää sen jälkeen
- matkalaskut voi tehdä samassa ohjelmassa ja tiedot siirtyvät automaattisesti tulorekisteriin
- arkistoida kirjanpito- ja tilinpäätösaineiston
- palkka-aineistot samassa ohjelmassa ja palkkojen maksuaineisto suoraan yrittäjän hyväksyttäväksi
- yhteiskäyttöinen ohjelma yrittäjän, kirjanpitäjän, palkanlaskijan ja tilintarkastajan kanssa, jolloin ei tarvita erillistä aineistojen siirtoa tai toimittamista
- toimintojen käyttö ajasta ja paikasta riippumatta (toimiva netti vaaditaan) ja osa toiminnoista kuten laskujen hyväksyminen ja kuittien kuvaaminen onnistuu myös mobiilissa
Ohjelmistojen käyttöönotto vaatii aina opettelemista. Jokainen taloushallinnon ohjelma on omanlaisensa. Aluksi täytyy siis olla hieman aikaa uuden opetteluun, mutta useimmat ohjelmat ovat helppokäyttöisiä ja niiden käytön oppii jo muutamassa viikossa, kunhan vain malttaa opetella. Suurin ongelma kokemukseni mukaan syntyy silloin, kun yritys ei syystä tai toisesta hyödynnä sähköisen maailman työkaluja ja toimintamalleja, vaan yrittää hoitaa asiat edelleen perinteisellä tavalla. Sähköisen ja perinteisen maailman toimintamallit eroavat toisistaan. Jos on valittu sähköinen taloushallinto ja sitä yritetään hoitaa perinteisen kirjanpidon toimintamalleilla, seurauksena on usein tilitoimistossa paljon selvittelytyötä joka taas maksaa yrittäjälle ylimääräistä. Tämä on täysin ylimääräinen kustannus, jonka välttää sillä, että yritys opettelee uudet toimintamallit. Oma kirjanpitäjä ja tilitoimisto opastaa aina ohjelman käyttöönotossa ja kertoo toimintamallit, joita tulisi käyttää.
Kun toimintamallit on opeteltu ja käyttöönotto suoritettu, alkaa sähköisyyden hyödyt näkymään piankin yrittäjän työmäärässä. Monet asiat automatisoituvat. Tällöin sähköisen ohjelman käyttökulut kompensoivat nopeasti yrittäjän aiemmin käyttämää aikaa paperin pyörittämisessä. Vapautuneiden aikaresurssien lisäksi sähköisyys tuo yrittäjälle lisää liikkumavapautta ihan fyysisestikin, kun laskuja voi maksaa mistä ja milloin vain.
Jos em. seikat tuntuu oman yrityksen näkövinkkelistä tärkeiltä ja hyödyt konkreettisilta, on sähköinen taloushallinto perusteltua ottaa käyttöön.
Sähköisen taloushallinnon käyttökulut riippuvat täysin yrityksen käyttämistä palveluista ja tapahtumamääristä. Ohjelmistokulut lähtevät muutamasta kympistä / kk.
Kirjanpitäjän työ veloitetaan tehtyjen tuntien mukaisesti, aivan kuin perinteisessäkin kirjanpidossa.
Jos mieltäsi askarruttaa, kumpi malli sopisi sinun yrityksellesi paremmin, ota reippaasti yhteyttä, niin voidaan yhdessä kartoittaa paras vaihtoehto.
Mia, Tilitoimisto Hailion kirjanpitäjä
