Päättyypä yrityksen tilikausi sitten vuodenvaihteessa tai johonkin muuhun aikaan vuodesta, pätee samat säännöt kaikille yrityksille, kun on aika tehdä tilinpäätös.
Tilinpäätökseen on hyvä alkaa valmistautua jo hyvissä ajoin, jolloin moniin asioihin on vielä mahdollista vaikuttaa. Vaikka tilitoimisto toteuttaa tilinpäätöksen käytännössä, on yrittäjän panos oleellinen, jotta kaikki tarvittava aineisto saadaan kirjapitäjälle käyttöön oikea-aikaisesti.
Kun tositteet, matkalaskut, pöytäkirjat, velkakirjat, käteiskassakirjat, raportit ym. kirjanpitoa varten tarvittavat tositteet on toimitettu tilitoimistoon pitkin vuotta, on tilinpäätökseen valmistautuminen huomattavasti helpompaa ja työllistää myös yrittäjää vähemmän. Tilinpäätöksen toteuttaminen tilitoimistossa sujuu helpommin ja nopeammin, kun asiat on kirjattu kirjanpitoon oikea-aikaisesti eivätkä ne ole jääneet selvittelytileille roikkumaan. Yrittäjälle tämä tarkoittaa yleensä selvää säästöä, koska selvittelytyö on yrittäjälle kallista. Ja se on juurikin osa-alue, johon yrittäjä pystyy suoraan vaikuttamaan omalla toiminnallaan.
Muistilista yrittäjälle tilinpäätökseen valmistautumisessa:
1. Puuttuvat tositteet, kuitit ym. aiemmin toimittamatta jääneet asiakirjat
Huolehdi, että olet toimittanut tilitoimistoon kaikki puuttuvat tositteet ja kuitit ym. Tiedot löytyvät useimmiten omasta sähköpostistasi, jonka kirjanpitäjä on lähettänyt, kun tositteita tms. on jäänyt puuttumaan. Tarvittaessa saat listan kirjanpitäjältäsi.
2. Myyntilaskut
Kaikki tehdyt työt tai myydyt hyödykkeet, jotka päättyvällä tilikaudella on tehty tai myyty, tulee kirjata tilinpäätökseen. Tätä kutsutaan ns. suoriteperusteeksi. Työnteon ajankohta ratkaisee, mille tilikaudelle myynti kirjataan. Jos työ on tilinpäätöshetkellä kesken, tulee laatia laskelma jo tehdyn työn ja siihen liittyvien hankintojen määrästä. Laskelmalla ei huomioida katetta eikä arvonlisäveroa.
3. Ostolaskut
Päättyvälle tilikaudelle kuuluvat ostolaskut tulee olla hyväksyttynä sähköisessä järjestelmässä tai muutoin toimitettuna tilitoimistoon heti tilikauden päättymisen jälkeen. Tämä liittyy myös suoriteperusteeseen, jolla varmistetaan, että tilinpäätös antaa riittävän ja oikean kuvan toiminnan tuloksesta sekä taloudellisesta asemasta.
4. Varaston inventointi
Tilikauden viimeiselle päivälle tehdään inventaario varastosta. Inventaarissa tulee huomioida sellaiset tuotteet, jotka ovat epäkurantteja eli ne poistetaan. Varasto inventoidaan yleensä hankintahinnan mukaan ja arvonlisäverottomilla hinnoilla.
5. Omaisuuden arvonalentumiset
Mikäli tilikauden aikana yrityksen jonkin omaisuuserän arvo on merkittävästi alentunut, tulee tämä huomioida tilinpäätöksessä. Toimita tällaisissa tapauksissa tieto asiasta kirjanpitäjälle.
6. Arvopaperit ja sijoitukset
Mikäli yrityksellä on arvopapereita tai muuta sijoituksia, tulee näistä toimittaa tarvittavat raportit tai muut selvitykset tilinpäätöstä varten tilikauden viimeisen päivän mukaisesta tilanteesta.
7. Käteiskassa
Jos yrityksellä on käteiskassa tai käteisvaroja, tulee yrityksen pitää käteiskassakirjaa koko tilikauden ajan. Käteiskassa on laskettava ja raportti tehtävä myös tilikauden viimeiselle päivälle, jonka mukaan se täsmäytetään kirjanpitoon tilinpäätöstä varten.
8. Palkat ja vapaaehtoiset vakuutukset
Palkat tulee kirjata palkkajakson mukaan tilikaudelle. On siis huomioitava, että kaikki päättyvälle tilikaudelle kuuluvat palkat tulee ilmoittaa tilitoimistoon tilinpäätöksen laatimista varten. Mikäli yritys laskee itse palkat, niin tilitoimisto tarvitsee tilinpäätöstä varten kaikki tilikaudelle kuuluvat palkat, lomapalkat, jaksotukset sekä vuosi-ilmoitustiedot.
Mikäli yritys on ottanut omistajilleen, yrittäjälle, toimitusjohtajalle tai palkansaajilleen vapaaehtoisia eläke- , sairaus-, tai riskihenkilövakuutuksia, on näiden vakuutusten vakuutuskirjat toimitettava tilitoimistoon, jotta tilitoimisto voi tarkistaa vakuutuksiin liittyvät verotuskohtelut. Vakuutusyhtiön laskuilta ei selviä riittävät tiedot.
9. Matkalaskut
Yrityksen matkalaskut tulee olla hyväksyttyinä ja maksettuina tilikauden viimeiseen päivään mennessä, jotta tilinpäätökseen saadaan oikeat tiedot. Huomioithan myös tulorekisteri-ilmoituksen maksetuista korvauksista. Ilmoitus tulee tehdä heti seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä.
10. Velkojen vastuut ja sitoumukset
Pankeista ja muista rahoituslaitoksista tulee pyytää saldotodistukset, vastuu- ja vakuusraportit, tiedot velkojen muutoksista/maksujärjestelyistä tms. tarvittavat tiedot, joiden mukaan tilinpäätökseen saadaan oikeat tiedot tilinpäätöshetken veloista ja vastuista. Usein pankit ym. toimittavat raportit automaattisesti tai ne on saatavilla verkkopankista tai verkkopalveluista. Muista tällöin toimittaa saadut raportit kirjanpitäjälle.
11. Vakuudet ja muut taseen ulkopuoliset erät
Tilinpäätökseen tarvitaan myös tietoja sellaisista eristä, jotka eivät välttämättä selviä suoraan kirjanpidosta. Tällaisia on mm. leasingvastuut ja sopimukset, oikeudenkäynnit yms., vahingonkorvaukset, omistajanvaihdokset, yritysjärjestelyt, omaisuusmuutokset. Toimita tiedot kirjanpitäjälle tilikauden lopussa.
12. Osake- ja osakasluettelo
Mikäli tilikauden aikana on tullut muutoksia osake- tai osakasluetteloon, tulee se toimittaa tilitoimistoon välittömästi tilikauden päättyessä.
13. Omistajien / yrittäjän palkat ja osingot
Jos tilikauden lopussa on vielä epäselvää, aikooko yrittäjä / omistajat nostaa palkkoja tai osinkoja, tulee tästä informoida kirjanpitäjää, jotta tämä osataan huomioida tilinpäätöstä tehdessä ja mahdollisesti auttaa verotuksen suunnittelussa.
14. Ennakkoverot
Ennen tilikauden loppua on vielä viimeinen tilaisuus tarkistaa maksettujen ennakoiden riittävyys ja maksaa mahdollisesti lisää, jos se näyttää tarpeelliselta.
15. Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat
Mikäli yrityksellä on tilintarkastaja, on hänellä oikeus nähdä pöytäkirjat. Hyvä tapa onkin tallentaa pöytäkirjat esim. sähköisen taloushallinnon arkistoon, jollainen löytyy ainakin Fennoa – taloushallinnon ohjelmasta tai toimittaa pöytäkirjat tilitoimistoon muun kirjanpitoaineiston yhteydessä.
Lisätietoja saat aina omalta kirjanpitäjältäsi. 😊
Mia, yrittäjä
Tilitoimisto Hailio Oy
